Objectifs du stage :
Vous ne supportez plus d'être noyé de mails, de ne plus pouvoir faire face, de perdre du temps à rechercher, de ne pas savoir comment classer et archiver efficacement, bref : de subir !
L'objectif de cette formation est de vous apporter les vraies méthodes, les conseils et vous enseigner les bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien et limiter le stress face à votre outil de messagerie.
Personnes concernées :
Tout utilisateur de Microsoft Outlook 2010 ayant une bonne connaissance d'Outlook 2003 ou d'une version précédente.
Durée : 1 journée
Problématique et Enjeux
Outlook : l'outil le plus utilisé au quotidien
Changer et faire changer les pratiques
Maîtriser sa Messagerie
Choisir l'outil de communication adapté
Mails sortants :
Comprendre les formats de messages
Destinataire pour action, copie pour information
Définir, Gérer ses listes de distribution
Objet du message efficace
Options, Accusés, Priorités : Modération
Conseils sur le contenu et sur la forme
Résumer plutôt que transférer
Les liens hypertextes vs pièces jointes
Suivi / relances efficaces avec les options de suivi
Mails entrants :
Pré-classer les mails entrants avec des règles
Définir (manuel / auto) les priorités de traitement
Différer, planifier le traitement
Utiliser les groupes et les tris pour s'organiser
Maîtriser les affichages
Se désynchroniser du flux de mails
Paramétrage des options d'Outlook
Maîtriser ses Contacts
5" pour un nouveau Contact
Un carnet d'adresses à jour et complet
Dossiers Groupes de contacts
Retrouver instantanément tous les items liés à un contact (mails échangés, RV, réunions, tâches...)
Maîtriser son Temps
Organiser son activité, planifier ses tâches, réserver des plages de temps pour ne plus subir
Tout comme son agenda papier
Catégories, mise en forme auto des RV, réunions
Gérer efficacement ses déplacements
Les alertes, rappels et les notes
Le gestionnaire d'absence du bureau
Maîtriser ses Outils
Gagner du temps avec des modèles de messages
Des variantes de signatures adaptées
Définir vos affichages
La barre de tâches
Paramétrer et personnaliser l'environnement
Gérer les ressources liées aux réunions
Maîtriser ses Informations
Classement / Archivage / Recherche comment faire vite et efficacement ?
Conseils de classement et structure de dossiers
Archiver comment pour retrouver facilement
Taille limitée des BAL : comment faire ?
Les outils de recherche efficace
Les dossiers favoris et dossiers de recherche
Travailler efficacement avec son assistante et son équipe
Partage vs Sécurité vs Confidentialité
Les délégations et le paramétrage des droits
Rediriger les réponses
Partager certains de ses contacts
Les Dossiers Publics et Dossiers modérés
Partager son agenda sans crainte
L'ouverture multiple de calendriers partagés
Les agendas de groupe
Organisation efficace des réunions et le suivi des participants
Questions / Réponses
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