Efficacité personnelle avec Outlook 2010

 

Objectifs du stage :

Vous ne supportez plus d'être noyé de mails, de ne plus pouvoir faire face, de perdre du temps à rechercher, de ne pas savoir comment classer et archiver efficacement, bref : de subir !

L'objectif de cette formation est de vous apporter les vraies méthodes, les conseils et vous enseigner les bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien et limiter le stress face à votre outil de messagerie.

Personnes concernées :

Tout utilisateur de Microsoft Outlook 2010 ayant une bonne connaissance d'Outlook 2010 ou d'une version précédente.

Durée : 1 journée (7 heures)

Problématique et Enjeux

Outlook : l'outil le plus utilisé au quotidien

Changer et faire changer les pratiques

Maîtriser sa Messagerie

Choisir l'outil de communication adapté

Mails sortants :

Comprendre les formats de messages

Destinataire pour action, copie pour information

Définir, Gérer ses listes de distribution

Objet du message efficace

Options, Accusés, Priorités : Modération

Conseils sur le contenu et sur la forme

Résumer plutôt que transférer

Les liens hypertextes vs pièces jointes

Suivi / relances efficaces avec les options de suivi

Mails entrants :

Pré-classer les mails entrants avec des règles

Définir (manuel / auto) les priorités de traitement

Différer, planifier le traitement

Utiliser les groupes et les tris pour s'organiser

Maîtriser les affichages

Se désynchroniser du flux de mails

Paramétrage des options d'Outlook

Maîtriser ses Contacts

5" pour un nouveau Contact

Un carnet d'adresses à jour et complet

Dossiers Groupes de contacts

Retrouver instantanément tous les items liés à un contact (mails échangés, RV, réunions, tâches...)

Maîtriser son Temps

Organiser son activité, planifier ses tâches, réserver des plages de temps pour ne plus subir

Tout comme son agenda papier

Catégories, mise en forme auto des RV, réunions

Gérer efficacement ses déplacements

Les alertes, rappels et les notes

Le gestionnaire d'absence du bureau

Maîtriser ses Outils

Gagner du temps avec des modèles de messages

Des variantes de signatures adaptées

Définir vos affichages

La barre de tâches

Paramétrer et personnaliser l'environnement

Gérer les ressources liées aux réunions

Maîtriser ses Informations

Classement / Archivage / Recherche comment faire vite et efficacement ?

Conseils de classement et structure de dossiers

Archiver comment pour retrouver facilement

Taille limitée des BAL : comment faire ?

Les outils de recherche efficace

Les dossiers favoris et dossiers de recherche

Travailler efficacement avec son assistante et son équipe

Partage vs Sécurité vs Confidentialité

Les délégations et le paramétrage des droits

Rediriger les réponses

Partager certains de ses contacts

Les Dossiers Publics et Dossiers modérés

Partager son agenda sans crainte

L'ouverture multiple de calendriers partagés

Les agendas de groupe

Organisation efficace des réunions et le suivi des participants

Questions / Réponses

 

 

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Outlook 20167 Efficacité Personnelle, Outlook 2013 Efficacité Personnelle

Outlook 2010 Maîtrise

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MUSTANG Formation Conseil

 

 

 

 

 

 

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