Objectifs du stage :
Vous ne supportez plus d'être noyé de messages, de ne plus pouvoir faire face, de perdre du temps à rechercher, de ne pas savoir comment classer, archiver, s'organiser efficacement, bref : de subir ! L'objectif de cette formation est de vous apporter les vraies méthodes, les conseils, les astuces et les bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien.
Personnes concernées :
Tout utilisateur souhaitant accroître sensiblement son efficacité et optimiser son utilisation d'Outlook.
Pré-requis :
Une bonne connaissance et pratique régulière d'Outlook sont nécessaire pour aborder ce stage.
Durée : 1 journée (7 heures)
Microsoft Outlook
Les évolutions et objectifs d'Outlook
Un outil d'organisation personnelle et collaboratif
Changer et faire changer les pratiques
Maîtriser sa Messagerie
Mails sortants :
Comprendre les formats de messages
Définir, Gérer ses listes de distribution
Options, Accusés, Priorités : Modération
Conseils sur le contenu et sur la forme
Résumer plutôt que transférer
Les liens hypertextes vs pièces jointes
Suivi / relances efficaces avec les options de suivi
Mails entrants :
Pré-classer les mails entrants avec des règles
Définir les priorités de traitement
Différer, planifier le traitement
Utiliser les groupes et les tris pour s'organiser
Se désynchroniser du flux de mails
Paramétrage des options d'Outlook
Maîtriser ses Contacts
5" pour un nouveau Contact
Un carnet d'adresses à jour et complet
Dossiers Groupes de contacts
Retrouver instantanément tous les items liés à un contact (mails échangés, RV, réunions, tâches...)
Maîtriser son Temps
Organiser son activité, planifier ses tâches, réserver des plages de temps pour ne plus subir
Catégories, mise en forme auto des RV, réunions
Gérer efficacement ses déplacements
Les alertes, rappels et les notes
Le gestionnaire d'absence du bureau
Maîtriser ses Outils
Gagner du temps avec des modèles de messages
Des variantes de signatures adaptées
Définir vos affichages / Affichage par conversation
Paramétrer et personnaliser l'environnement
Gérer les ressources liées aux réunions
Gestion des flux RSS
Maîtriser ses Informations
Conseils de classement et la structure de dossiers
Archiver comment pour retrouver facilement
Taille limitée des BAL : comment faire ?
Les outils de recherche efficace
Les dossiers favoris et dossiers de recherche
Les solutions tierces d'archivage
Les formulaires Outlook
Travailler efficacement avec son assistante et son équipe
Partage vs Sécurité vs Confidentialité
Les délégations et le paramétrage des droits
Rediriger les réponses
Partager des pièces jointes
Partager certains de ses contacts
Les Dossiers Publics et Dossiers modérés
Partager, publier son agenda sans crainte
L'ouverture multiple de calendriers partagés
Les agendas de groupe
Organisation efficace des réunions et le suivi des participants
Espaces de réunion avec SharePoint
Réunions en ligne avec Skype ou Teams
Questions / Réponses
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Outlook 365 Efficacité Personnelle,Outlook 2019 Efficacité Personnelle,Outlook 2016 Efficacité Personnelle
Outlook 2021 Maîtrise
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Formation disponible en : Inter-entreprises, Intra , Spécifique, Présentiel, Distanciel
Modalités pédagogiques : Modalités Pédagogiques
Possibilité de personnalisation de la formation : Formations Personnalisées
Consultez les indicateurs de résultat : KPI Qualité - Evaluations des participants
Formation éligible au Compte Personnel de Formation (CPF)
Certification(s) disponible(s) : TOSA & Microsoft Office Specialist Précisions sur les Certifications