Objectifs du stage :
Maîtriser Outlook, les possibilités de gestion des agendas, des messages, des tâches ou des contacts. Comprendre l'intérêt du Gestionnaire d'information Outlook. Gérer efficacement son temps, ses mails, ses tâches et priorités, ses contacts... Exploiter au mieux l'interactivité entre les modules et avec les applications Office.
Personnes concernées :
Utilisateurs débutants ou autodidactes souhaitant maîtriser Outlook pour un usage efficace au quotidien.
Pré-requis :
Une connaissance correcte de l’environnement graphique Windows est indispensable pour aborder ce stage.
Durée : 1 journée (7 heures)
Présentation d'Outlook
L'interface d'Outlook
Les onglets standards et contextuels
La notion de Boîte aux lettres, de dossier personnel (PST) et de mise en cache
La Gestion des Messages
Les dossiers de messagerie
Création, lecture, suppression d'un message
Classement des messages avec les groupes
Tri des courriers « Pêle- Mêle »
Le nouvel affichage par conversation
Nettoyer les fils de conversation
Création et utilisation des Groupes
Les dossiers favoris et de recherche
Les formats de message, Word et la messagerie
Les liens hypertextes, adresse automatique
Les modèles et personnalisation des messages
Signatures automatiques des messages
Réponses, transfert, redirection, renvoie, rappel de messages, accusés
Recherche, filtre, visualisation et archivage
Diffusion des messages / Expiration (possibilités, critères...)
Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories
Le volet des contacts et de l'historique des échanges
Créer des automatismes : les règles
Le gestionnaire d'absence du bureau
Gérer un mail comme une tâche
Le Calendrier d'Outlook 2016
Consultation de l'agenda - Synthèse du jour
Les différentes visualisations
Gestion des rappels - Les rendez-vous
Les événements, la périodicité
La gestion des réunions et suivi des participants
Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion
Les agendas de groupe
Catégories et mises en forme automatiques
Gestion de la fenêtre de rappel
Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés
Prévisions météo dans le calendrier
Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés
La Gestion des Contacts
Les contacts et le carnet d'adresses Outlook
La saisie assistée des contacts
Organisation, consultation, recherche
Communiquer avec les contacts
Dé-doublonner les contacts
Transfert, impression des contacts
Import / Export avec les applications Office
Utiliser les contacts dans un mailing
Le Suivi des Tâches
Création, suivi, catégorisation des tâches
Visualisation des tâches dans le calendrier
Classification et organisation en projets
L'avancement et le suivi des réalisations
Attribuer une tâche à un collaborateur et suivi de l'avancement et de la réalisation de la tâche
La Gestion de la synchronisation et le travail collaboratif
Mode connecté / autonome
Notion de dossiers publics
Le mode envoi pour révision
Questions / Réponses
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INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Formation disponible en : Inter-entreprises, Intra , Spécifique, Présentiel, Distanciel
Modalités pédagogiques : Modalités Pédagogiques
Possibilité de personnalisation de la formation : Formations Personnalisées
Consultez les indicateurs de résultat : KPI Qualité - Evaluations des participants
Formation éligible au Compte Personnel de Formation (CPF)
Certification(s) disponible(s) : TOSA & Microsoft Office Specialist Précisions sur les Certifications